REGULAMIN

KONTROLI ZARZĄDCZEJ

w Zachodniopomorskim Ośrodku Doradztwa Rolniczego w Barzkowicach

Rozdział I 

Postanowienia ogólne

• 1

1. Postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Zachodniopomorskim Ośrodku Doradztwa Rolniczego w Barzkowicach – dalej również jako ZODR w Barzkowicach lub Ośrodek.
2. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych w ZODR w Barzkowicach dla zapewnienia realizacji celów i zadań Ośrodka w sposób legalny, efektywny, oszczędny i terminowy, we wszystkich jego aspektach działania.

• 2

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

• zgodności działalności   z   obowiązującymi   przepisami   prawa   oraz   procedurami wewnętrznymi;
• skuteczności i efektywności działania;
• wiarygodności sprawozdań;
• ochrony zasobów;
• przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego postępowania;
• efektywności i skuteczności przepływu informacji;
• zarządzania ryzykiem.
• 3

1. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach są odpowiedzialni za ogół działań podejmowanych w celu nadzoru i kontroli zachodzących procesów w kierowanych przez nich komórkach, w sposób dający Dyrektorowi ZODR w Barzkowicach zapewnienie, w szczególności że:

• podejmowane działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
• zamierzenia i plany są osiągane;
• zasady etycznego postępowania są przestrzegane i promowane;
• przepływ informacji jest efektywny i skuteczny.

2. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej

odpowiada Dyrektor ZODR w Barzkowicach, po uprzednim uzyskaniu zapewnienia, o którym mowa w ust. 1, od kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach.

Rozdział II

Standardy kontroli zarządczej

• 4

1. Kontrola zarządcza w ZODR w Barzkowicach jest procesem ciągłym i wykonywana jest w oparciu o następujące standardy:

• środowisko wewnętrzne;
• cele i zarządzanie ryzykiem;.
• mechanizmy kontroli;
• informacja i komunikacja;
• monitorowanie i ocena.

2. Systemu kontroli zarządczej w ZODR w Barzkowicach jest spójny i jednolity.
3. Na system kontroli zarządczej składa się całość regulacji zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w ZODR w Barzkowicach, a jego opis stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział III 

Środowisko wewnętrzne

• 5

1. Za kształtowanie właściwego środowiska wewnętrznego odpowiadają wszyscy pracownicy ZODR w Barzkowicach, stosownie do zajmowanego stanowiska i posiadanych uprawnień.
2. W szczególności pracownicy odpowiadają za:

• przestrzeganie wartości etycznych przyjętych w ZODR w Barzkowicach przy wykonywaniu powierzonych im zadań;
• zapewnienie właściwego poziomu wiedzy, umiejętności i doświadczenia, które pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania.

3. Pracownicy prowadzą samokontrolę na stanowisku pracy na każdym szczeblu zarządzania.

• 6
  1. Struktura organizacyjna Ośrodka jest dostosowana do aktualnie realizowanych celów i zadań w sposób przejrzysty i spójny. Określona jest wewnętrznymi aktami normatywnymi, w szczególności Regulaminem organizacyjnym oraz zarządzeniami Dyrektora ZODR w Barzkowicach.
  2. Aktualne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności są określone dla każdego pracownika w formie pisemnej.

Rozdział IV

Cele i zarządzanie ryzykiem

• 7

1. Celem zarządzania ryzykiem w  ZODR w Barzkowicach jest usprawnienie procesu planowania, zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej oraz zapewnienie kierownictwu ZODR w Barzkowicach wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań.
2. W proces zarządzania ryzykiem zaangażowani są wszyscy pracownicy ZODR w Barzkowicach.
3. Politykę zrządzania ryzykiem w ZODR w Barzkowicach opisuje Instrukcja polityki zarządzania ryzykiem ZODR w Barzkowicach, stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział V 

Mechanizmy kontroli

• 8

1. W ramach systemu kontroli zarządczej funkcjonują mechanizmy kontroli, które nie tworzą katalogu zamkniętego, są bowiem stale dostosowywane do optymalnej realizacji zadań i efektywnego osiągania celów Ośrodka.
2. Mechanizmy kontroli są zaprojektowane i ujęte w sposób logiczny, spójny i dostępny dla wszystkich, w funkcjonujące w Ośrodku procedury, przepisy wewnętrzne, zarządzenia, zakresy czynności czy instrukcje, zapewniające ich rzetelne i pełne dokumentowanie.
3. W ZODR w Barzkowicach stosowane są takie mechanizmy kontrolne, które zapewniają właściwą realizację zadań, minimalizację zidentyfikowanych ryzyk, a także przejrzystość wykonywanych czynności i podejmowanych decyzji.
4. W Ośrodku prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, iż zadania realizowane są w sposób oszczędny, efektywny i skuteczny, obejmujący w szczególności:

• jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu pracownikowi oraz systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie;
• zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.

5. Ciągłość działalności Ośrodka w każdym czasie i w każdych okolicznościach, zapewniają odpowiednie mechanizmy uregulowane w szczególności procedurami wewnętrznymi.
6. We wszystkich przypadkach, w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności może nastąpić odstąpienie od procedur, instrukcji lub wytycznych, wymagane jest udokumentowanie i zatwierdzenie innego sposobu postępowania przez osobę upoważnioną do ich realizacji.
7. Wszystkie czynności, w szczególności te odnoszące się do operacji finansowych i gospodarczych są przez pracowników w sposób rzetelny i pełny dokumentowane.

Rozdział VI 

Informacja i komunikacja

• 9

1. Wszyscy pracownicy, w zależności od posiadanych kompetencji, są zobowiązani do dbania o właściwy przepływ informacji, a także jej właściwe zrozumienie przez odbiorców.
2. Ośrodek zapewnia dostęp do niezbędnych informacji, wykorzystując do tego w szczególności Biuletyn Informacji Publicznej, stronę internetową, system dekretacji dokumentów, narady i spotkania.
3. Istniejący system komunikacji umożliwia właściwy przepływ informacji wewnątrz Ośrodka, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym.

Rozdział VI 

Monitorowanie i ocena

• 10

1. System kontroli zarządczej w Ośrodku podlega monitorowaniu i ocenie w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów i ich niezwłocznej eliminacji.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitorują skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów w obszarze powierzonych kompetencji.
3. Realizując wewnętrzną kontrolę dokonuje się m.in. sprawdzenia funkcjonowania kontroli zarządczej, w szczególności kontroli finansowej, poprzez ocenę zgodności działań z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi.
4. Corocznie przeprowadzana jest kompleksowa samoocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, w celu dostarczenia informacji o stanie kontroli zarządczej w ZODR w Barzkowicach.

Rozdział VII 

Postanowienia końcowe

• 11
  1. Dyrektor ZODR w Barzkowicach zobowiązany jest do zapewnienia przestrzegania kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w Ośrodku.
  2. Dyrektor ZODR w Barzkowicach w szczególności:
• dokonuje corocznej identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań Ośrodka oraz przeprowadza analizę ryzyka;
• sporządza okresowe sprawozdania z funkcjonowania kontroli zarządczej, w tym z przeprowadzonych kontroli,
• składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni.

• 12

Wykaz podstawowych regulacji wewnętrznych, wchodzących w skład systemu kontroli zarządczej ZODR w Barzkowicach, prowadzony jest przez pracownika na stanowisku        ds. kadr i organizacji pracy oraz dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie internetowej www.zodr.pl.